Gerenciamento da Rotina

Gerenciar para crescer mais e melhor! Esta máxima, por si só, já nos alerta sobre a necessidade de colocarmos esforços na padronização de processos e posterior gestão das rotinas definidas. A desorganização no dia a dia organizacional caminha na contramão da produtividade, assertividade e por consequência dos melhores resultados. A notícia boa é que existem ações que contribuem com a gestão da rotina e não são difíceis de serem implementadas. O presente blog propõe uma síntese de algumas destas ações; recomendamos, a quem se interessar pelo assunto, que leiam algumas das várias literaturas disponíveis sobre o tema para conhecer mais sobre o assunto.

Vamos ao blog?

A rotina nas empresas é algo crucial para que tudo possa funcionar. Costumamos dizer que a rotina deve ser seguida; e, quando a rotina/processo não fizer mais sentido, devem ser calibrados novamente.

A gestão da rotina é feita por meio de um conjunto de ações que organizam o dia a dia das pessoas e condicionam os processos em caminhar no sentido das metas e objetivos da empresa e das pessoas em si. Uma das ferramentas mais eficazes para sistematizar os processos e gerir a rotina são os sistemas ERP - Enterprise Resource Planning. Estes sistemas podem ser implantados na empresa de acordo com os processos, gerando controle, garantia de que as etapas de gestão estão sendo cumpridas bem como entregar relatórios e indicadores que podem ser utilizados para alavancar ainda mais resultados.
Mas como posso maximizar a gestão da rotina em minha empresa?

Aqui vão algumas dicas:

- Processos operacionais padronizados: gerenciar rotina requer ações permitindo que as pessoas consigam desenvolver suas atividades com rapidez e confiança. A padronização dos referidos processos também beneficia o trabalho em equipe, pois permite que uma mesma atividade possa ser realizada por mais colaboradores.

- Projetos: por definição, os projetos ou gestão de projetos tem por finalidade a entrega de objetivos previamente definidos pela gestão. Em seus desdobramentos, tem por ofício eleger habilidades e recursos necessários para o sucesso em seus “entregáveis”. A rotina, por sua vez, é quem lubrifica as peças desse motor que chamamos de projetos e contribui de forma relevante no atingimento dos resultados dentro do tempo programado.

- Monitoramento: para que a gestão de rotina dê certo, monitorar pode ser a parte mais importante do processo pois acompanha as pessoas e as equipes simultaneamente e traz a segurança necessária para que os projetos possam ser entregues ou, minimamente, alterados se for o caso. É preciso haver o controle das tarefas e a cobrança na execução dos procedimentos previstos. Isso se torna ainda mais importante no início, momento em que a manutenção do status quo ou mesmo a falta de motivação para mudanças estão enraizadas nas equipes de trabalho.

- Prioridade das rotinas: nas empresas temos rotinas cotidianas (normais do dia a dia) e as rotinas que podemos chamar de críticas, normalmente foste inspiradora de projetos. Segregar o trabalho diário do trabalho crítico é mais uma ação que joga a favor da gestão de rotina.

Feita a segregação, o próximo passo é a priorização das tarefas mais importantes – lembrando que priorizar tarefas deve ser uma atividade recorrente na gestão em virtude das inúmeras variáveis envolvidas (orçamento, mercado, tecnologia, competências...).

- Delegação de tarefas: saber “distribuir o jogo” é uma habilidade poderosa na gestão de equipe e na rotina das pessoas. Neste contexto, é necessário conhecer as capacidades das pessoas e a prioridade das tarefas. O passo seguinte é acompanhar as pessoas no desenvolver de suas tarefas apoiando e suportando as decisões do dia a dia.

A gestão da rotina, como vimos, é fundamental na vida das empresas. Uma última dica é a adoção da meritocracia em virtude da boa/excelente performance das pessoas. A meritocracia estimula a entrega das tarefas nos prazos estabelecidos bem como com a qualidade pretendida por todos.

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Esperamos nos vermos em nossos próximos blogs.